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Tobit Software Tipps & Tricks zum E-Mail Versand

Wissen Sie als Anwender von David.zehn! eigentlich, wie einfach, schnell und komfortabel der eMail-Versand mit David wirklich ist? Denn hinter den unterschiedlichsten Schaltflächen und Menüs im David.InfoCenter verbergen sich viele praktische Funktionen, mit denen Sie weitaus mehr anstellen können, als nur eine eMail zu verschicken.

Vom postlagernden Versand über Message Tracking bis hin zu den umfangreichen erweiterten Nachrichtenoptionen.

Beim Versand von eMails bietet Ihnen David.zehn! nicht nur unzählige Möglichkeiten, Ihre eMails individuell zu gestalten, sondern auch die so genannten erweiterten Nachrichtenoptionen für einen noch schnelleren, bequemeren und übersichtlicheren Nachrichtenaustausch. Damit Sie zugleich professionell und effektiv mit dem David.InfoCenter arbeiten

Hier liefern wir Ihnen einen praktischen Überblick der Funktionen und Optionen, die Sie beim Versand von eMails über das David.InfoCenter zur Beschleunigung Ihrer Arbeit nutzen können, direkt auf einen Blick.

Ihre persönliche Note einfügen

Es gibt viele Funktionen innerhalb des Nachrichten-Editors, die Ihre eMails nicht nur für den Empfänger interessanter und übersichtlicher gestalten, sondern Ihnen zudem auch eine vereinfachte Nachrichtenerstellung ermöglichen.

Nur Text oder HTML

Gleich zu Beginn einer Nachricht sollten Sie festlegen, ob Sie besonderen Wert auf eine ansprechende E-Mail mit speziellen Formatierungen, Grafiken und Sounds legen, oder ob Sie sich rein auf das Wesentliche, den textlichen Inhalt konzentrieren wollen. Treffen Sie einfach über "Format" im Nachrichten-Editor die Wahl zwischen "HTML" und "Nur Text" und es kann losgehen.

Aus Textdatei

Sofern Sie eine Textdatei auf Ihrem PC gespeichert haben, deren Inhalt Sie spielend einfach in einer Ihrer Nachrichten im David.InfoCenter Nachrichten-Editor verwenden möchten, ist es nicht einmal notwendig, diese Textdatei zu öffnen, den Inhalt zu kopieren und im Nachrichteneditor einzufügen.

Über "Einfügen => Aus Textdatei" können Sie einfach Ihre Textdatei wählen, Ihre Auswahl bestätigen und sofort wird der gesamte Text in Ihre aktuelle Nachricht übernommen.

Grafik

Jeden Tag versenden Sie viele E-Mails mit viel Text, der wiederum eine Menge Informationen enthält. Er leichtern Sie dem Empfänger der Nachricht das Lesen und Herausfiltern von Informationen und stellen Sie Ihre Gedanken bildlich dar.

Fügen Sie ganz einfach im Nachrichten-Editor über den Menüpunkt "Einfügen => Grafik" eine entsprechende Grafik in Ihre E-Mail ein.

Horizontale Linie

Um Ihre E-Mails noch über sichtlicher zu gestalten, bietet Ihnen der Nachrichten-Editor die Möglichkeit, einfach eine horizon tale Linie quer durch Ihre eMail zu ziehen. So können Sie spielend einfach Ihre verschiedenen thematischen Schwerpunkte oder Absätze kennzeichnen.

Öffnen Sie dazu einfach den Nachrichten-Edi tor und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Linie eingefügt werden soll und klicken Sie auf "Einfügen => Horizontale Linie" oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Wird das Linien Symbol nicht bereits in der Symbolleiste angezeigt, klicken Sie mit der linken Maustaste auf "Ansicht", dann auf "Symbol leisten => Anpassen...". Unterhalb : von "E-Mail Viewer => Suche" aktivieren Sie die Checkbox "Linie einfügen.
Bestätigen Sie mit "OK" und ab sofort steht Ihnen das Liniensymbol direkt per Mausklick im Nachrichten-Editor zur Verfügung.

Emoticon

Verschönern Sie Ihre E-Mails doch einmal mit ein paar netten Smileys und verleihen Sie Ihren Nachrichten so eine ganz persönliche Note. Ein paar lachende, zwinkernde Gesichter in Ihren E-Mails tun nicht weh und wirken, zumindest bei privaten oder freundschaftlichen Nachrichten, sehr direkt auf den Empfänger -- mehr, als es reiner Text vermag. Klicken Sie in Ihrer Nachricht einfach an die Stelle, an der das Emoticon eingesetzt werden soll und im Anschluss auf das Smiley-Symbol in der Sym bolleiste des Nachrichten-Editors. Per Mausklick auf das betreffende Emoticon fügen Sie es an der Stelle in Ihren Text ein, an der sich gerade Ihr Cursor befindet.

Hyperlink

E-Mails können heute Unmengen an Informationen enthalten. Doch bevor Sie spezielle Inhalte lang und breit zu erklären versuchen, verweisen Sie doch einfach direkt auf die Quelle im Internet -- ganz einfach mit einem Hyperlink, den Sie direkt in Ihre Nachricht einfügen. Dann weiß Ihr Adressat schon mit einem Mausklick, was Sie eigentlich meinen. Markieren Sie einfach den Text, der als Hyperlink dargestellt werden soll, und wählen Sie das Menü "Einfügen => Hyperlink". Geben Sie dort die gewünschte Internet-Adresse ein und klicken Sie auf "OK". Mit Hilfe eines Hyperlinks können Sie aber nicht nur auf Webseiten verlinken, sondern auch auf E-Mail-Adressen. Wählen Sie in diesem Fall als Typ "mail to:" aus dem Pull-Down-Menü aus und fügen dann hinter dem Doppelpunkt eine beliebige E-Mail-Adresse ein.

HTML

Haben Sie bereits eine fertige HTML-Formatierte Nachricht auf Ihrem PC? Diese wollen Sie nun als E-Mail versenden? Kein Problem! Über "Einfügen => HTML" können Sie den fertigen HTML-Code eingeben und automatisch wird so Ihre Nachricht in den Editor übernommen.

Variablen

Wenn Sie in Ihrer täglichen E-Mail Korrespondenz statt des langweiligen "Sehr geehrte Damen und Herren" lieber eine personalisierte Anrede verwenden möchten, können Sie das ganz einfach mit praktischen Variablen erledigen. Variablen sind so genannte Platzhalter in Ihrem Text, die beim Versand durch die entsprechenden Einträge im Adresseintrag des Empfängers ersetzt werden. Insbesondere bei E-Mailings mit vielen Empfängern sind diese Variablen äußerst praktisch. Denn so wird beispielsweise beim Versand an die E-Mail-Adresse " Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. " die Variable
%(Vorname) automatisch durch den Vornamen aus den gespeicherten Adressdaten ersetzt.

Klicken Sie hierzu im Nachrichten-Editor an der jeweiligen Stelle in Ihrem Text auf "Einfügen => Variablen" und wählen Sie die favorisierte Variable aus. Selbstverständlich können Sie einzelne Variablen zur weiteren Personalisierung Ihrer Nachricht auch kombinieren!

Initialen

Sind Sie es auch leid, in jeder einzelnen E-Mail Ihren Namen oder Ihr Kürzel einzutragen, immer und immer wieder? Dann vereinfachen Sie sich doch diese lästige Sache -- die nötigen Funktionen hält Ihr David.InfoCenter schon für Sie bereit. Hinterlegen Sie zunächst unter "Optionen => Einstellungen => Editor" im Feld "Initialen" den gewünschten Text. Dabei kann es sich um einen kurzen Satz, Ih en Namen oder sogar um ein Textdokument im Tobit Archive System handeln, das Sie dort einfügen können. Bestätigen Sie mit "OK". Wenn Sie nun beim Erstellen einer Nachricht im Nachrichten-Editor die Tastenkombination [Strg+N] drücken, fügt David den hinterlegten Text ganz automatisch ein.

Erinnerungsoptionen

Wenn Sie nun eine E-Mail nach Ihrem Belieben individuell gestaltet haben und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine Antwort erwarten, wie beispielsweise bei Einladungen zu einer Feier oder einem Meeting, schafft das David.InfoCenter auch hier Abhilfe. Geben Sie direkt im Nachrichten-Editor unterhalb von "Antwort erwartet innerhalb von", rechts neben den E-Mail-Adressen der Empfänger, einfach an, bis wann der Empfänger geantwortet haben sollte und lassen Sie sich rechtzeitig erinnern, falls Sie bis dahin keine Rückmeldung erhalten haben.

Hintergrund-Farbe

Wenn Ihre E-Mails auffallen sollen, ist es manchmal langweilig, schwarze Schrift auf weißem Grund zu verwenden. Seien Sie doch einmal kreativ und ändern Sie zum Beispiel mit wenigen Klicks die Hintergrundfarbe Ihrer Nachricht. Nutzen Sie z.B. die Farbe Ihres Firmenlogos als Hintergrund, um noch größeren Bezug zu Ihrer Corporate Identity herzustellen und senden Sie Nachrichten, die wirklich Eindruck machen. Klicken Sie einfach im Nachrichten-Editor auf "Format => Hintergrund => Farbe". Wählen Sie eine Farbe aus, in dem Sie auf das entsprechende Farbfeld klicken und bestätigen Sie mit "OK".

Hintergrund-Grafik

Jede Ihrer E-Mails hat ihren Grund, aber hat sie auch immer einen guten Hintergrund? Setzen Sie doch eine persönliche Note in Ihre E-Mails und sorgen Sie mit einem schicken Hintergrund-Design für die Aufmerksamkeit der Leser. Die entsprechende Grafik muss lediglich im GIF- oder JPG-Format auf Ihrem System vorliegen und Ihre neue E-Mail im HTML-Format verfasst werden. Wählen Sie dann im Nachrichten-Editor aus der Menüleiste den Punkt "Format => Hintergrund => Grafik..." und entscheiden Sie sich für Ihren individuellen Hintergrund. Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigen, wird der Hintergrund eingefügt.


Fazit

Hinter den unterschiedlichsten Schaltflächen und Menüs im David.InfoCenter verbergen sich viele praktische Funktionen, die Ihren E-Mail-Versand noch einfacher, schneller, komfortabler und vor allem auch professioneller gestalten. Nutzen Sie sie. Es lohnt sich!


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